L’aide d’Excel pour compter les jours
A quoi correspond 1,7 jour? Vous l’avez compris: il faut traduire cette durée en unités de temps inférieures pour donner la bonne réponse, soit 1 jour, 16 heures et 48 minutes. Excel fait ça – et d’autres choses bien plus compliquées – très vite et très bien, ce qu’on ignore souvent.
La tableur de Microsoft Office peut en effet afficher les dates depuis le 1er janvier 1900 (1er janvier 1904 sur Mac) jusqu’au 31 décembre 9999. Mais surtout, il peut les transformer en différents formats ou les intégrer dans des calculs relativement complexes à la vitesse grand V grâce à la mise en forme des cellules qui les contiennent.
A la base de ce petit tour de passe-passe, une particularité souvent méconnue: vous avez beau entrer une date dans le tableur, c’est bien un numéro qu’il enregistre. Ainsi, en tapant le 1.1.1900, le programme retient en fait le numéro de série 1; en tapant le 2.1.1900 le numéro de série 2; etc., jusqu’à 2 957 003 en tapant le 31.12.9999
Le programme va ensuite «habiller» ces numéros selon le choix du formatage des cellules qui les contiennent. Prenons l’exemple du 23.2.2011. Si vous le tapez ainsi dans une cellule, Excel va automatiquement reconnaître qu’il s’agit d’une date et la formater telle que vous l’avez écrite. Demandez maintenant un format «standard» (clic à droite de la souris, puis «Format de cellule»), et vous obtenez le N° de série 40 597.
A partir de là, vous pouvez modifier le format à souhait, soit en utilisant les modèles proposés (23.2, 23.02.11, 20 février 2011, etc.), soit en les créant vous -mêmes (Catégorie «Personnalisé»), en retenant que j = jour (sans 0 devant les jours entre 1 et 9), jj = jour avec 0, jjj = jour en abrégé (lun, mar, etc.) et jjjj = jour en entier. Il en va de même pour les mois (avec m) et les ans (aa= deux derniers chiffres, aaaa= année complète). Ainsi, en créant le format «jjjj jj mmmm aaaa», vous obtiendrez «Mercredi 23 février 2011».
Dès lors, jouer avec les dates devient un jeu d’enfant.
- Vous entrez en effet 1,7 (jour) dans une cellule en format standard, puis demandez le format «0.00.00 0:00 PM». Résultat affiché: 2.1.00 4:48 PM. Autrement dit, en partant du 1er janvier 1900 à 0 heures: 1 jour, 16 heures (puisque PM) et 48 minutes.
- Ou vous additionnez 23:45 + 10:54 + 15:30 + 21:22, ce qui donne 2.01.00 11:31 PM, autrement dit 2 jours, 23 heures (PM) et 31 minutes.
- Etc.
